Sınav ve Belgelendirme Süreci

Belgeyi Askıya Alma – İptal ve Yeniden Belgelendirme

Belgeyi Askıya Alma – İptal Ve Yeniden Belgelendirme

1.AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedür TS EN ISO 17024:2012 Standardı ve MYK şartları kapsamında ve tarafsızlık ilkesi doğrultusunda ETO METSEM tarafından yürütülen yeniden belgelendirme, iptal ve askıya alma süreçlerini için yöntem ve sorumlulukları belirler.

2.TANIM

Başvuru Sahibi: MYK Mesleki Yeterlilik Belgesinin geçerlilik süresinin sonunda belgesini yenilemek amacıyla yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarına başvuru yapan kişiyi,

Belge: Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarının gerçekleştirdiği sınavlarda başarılı olan kişi için düzenlenen MYK Mesleki Yeterlilik Belgesini,

Belge Yenileme: Belgesinin geçerlilik süresi sonunda kişinin mesleki yeterliliğini devam ettirdiğinin değerlendirilmesi ve mesleki yeterliliğini kanıtlayan kişinin yeniden belgelendirilmesi faaliyetlerini,

Portfolyo: Kişinin mesleki bilgi, beceri ve yetkinliklerinin değerlendirilmesinde kullanılan; bireyin daha önce almış olduğu eğitimlere ve yapmış olduğu çalışmalara ilişkin kanıt ve kayıtları içeren dosyayı

Kuruluş: Yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşunu

MYK: Mesleki Yeterlilik Kurumu’nu ifade eder.

3.SORUMLULUKLAR

Sınav ve Belgelendirme Koordinatörü: Karar verici ile birlikte belge yenileme, iptal ve askıya alma süreçlerini organize etmek ve uygulamaktan sorumludur.

Karar Verici: Yeniden belgelendirme süreçlerini iptal ve askıya alma kararlarını almaktan sorumludur.

Belgelendirme Personeli: Aday ve belgelendirilmiş kişilerin kayıtlarını tutmaktan sorumludur.

4.UYGULAMALAR

4.1.GÖZETİM

Dayalı olduğu uluslararası standartlarda gözetim şartı tanımlanmış olan ulusal yeterliliklerde, belgeyi düzenlemiş veya devralmış olan Kuruluş tarafından ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen gözetim sıklığına ve yöntemine uygun şekilde gözetim yapılır. Bu istisnalar dışındaki ulusal yeterliliklerde gözetim yapılmaz.
İlgili ulusal yeterlilikte belirtilmiş gözetim dönemlerinde ETO METSEM kişiden belgesinin geçerli olduğu süre boyunca ilgili alanda çalıştığını gösterir kayıtları (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu) talep eder.
Belgeli kişinin çalışma kayıtlarını 15 gün içerisinde ETO METSEM’e iletmesi gerekir. İletilen kayıtlar ETO METSEM tarafından incelenir, uygun ve yeterli bulunursa belgenin geçerliliği sürdürülür.
Belgeli kişinin çalışma kayıtlarını verilen süre içerisinde iletmemesi durumunda ETO METSEM kişinin belgesini, geçerlilik süresi sonuna kadar askıya alır. Çalışma kayıtlarının belgenin geçerliliği sona ermeden önce iletilmesi ve uygun görülmesi hâlinde kişinin belgesi yeniden geçerli duruma getirilir.
Belgeli kişinin vefat etmesi durumunda kişinin belgesi iptal edilir.

4.2.YENİDEN BELGELENDİRME

4.2.1.Yeniden Belgelendirme Genel Şartları

Belge yenileme tek sefere mahsus bir faaliyet olmayıp kişinin yenilediği her belge için geçerlilik süresi sonunda yeniden belge yenileme hakkı bulunur. Belgenin yenilenebilmesi için mevcut belgenin askıya alınmış veya iptal edilmiş olmaması gerekir. Geçerlilik durumu askıda olan belgeler için askı durumunun kaldırılma tarihinden itibaren belgenin geçerlilik süresinin bir yıl sonrasına kadar belge yenileme yapılabilir.

ETO METSEM belge vermiş olduğu kişilerin belge yenileme dönemi başladığında, söz konusu kişilere belgelerinin geçerlilik sürelerinin dolmak üzere olduğunu ve belge yenilemek için izlemeleri gereken adımları belgenin geçerliliğinin bitiş tarihine 6 ay kala SMS ve/veya mail ve/veya telefon ile bildirir. İletişim bilgilerindeki değişiklikleri zamanında bildirmemiş kişilerle irtibata geçilememesi durumunda ETO METSEM’in herhangi bir yükümlülüğü bulunmaz.
Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi tarafından belge masraf karşılığının ETO METSEM’e ödenmiş olduğu tarihten itibaren en geç 5 iş günü içerisinde ETO METSEM, MYK’nın belirlediği yönteme uygun şekilde başvuru sahibi için belge talebini MYK’ya iletir.
Belge yenileme sonucunda başvuru sahibi için yeni bir belge düzenlenir. Belge yenileme karar tarihi mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden önce ise yeni belgenin düzenlenme tarihi, ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmediği takdirde mevcut belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden bir sonraki gündür. Belge yenileme karar tarihi mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden sonra ise yeni belgenin düzenlenme tarihi, ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmediği takdirde belge yenileme karar tarihidir.
Yeniden belgelendirme kararı karar verici tarafından F-27 Gözetim İzleme Formu ile alınır.

4.2.2.Yeniden Belgelendirme Başvurusu

Çalışma kayıtları değerlendirmesiyle belge yenileme başvuruları mevcut belgeyi düzenlemiş olan Kuruluşa yapılabilir. Sınavla belge yenileme başvuruları ise mevcut belgeyi düzenlemiş olan Kuruluşa yapılabileceği gibi belgenin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinin tamamında en az bir yıl süresince sınav ve belgelendirme faaliyetleri yürütmüş olan farklı bir Kuruluşa da yapılabilir.
Başvuru sahibi, ETO METSEM’in ücret tarifesinde belirtilen belge yenileme başvuru ücretini veya belge yenileme sınav ücretini ETO METSEM’e öder ve ETO METSEM’in belirlediği yöntem ve kurallara uygun olarak istenen evrakları ilgili ETO METSEM’e iletir.
Belge yenileme başvurusu, başvuru dönemi içerisinde ETO METSEM’e yapılmalıdır. Başvuru dönemi, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden 6 ay önce başlar ve belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden 6 ay sonra sona erer. Başvuru dönemi başlangıç tarihinden önce ve bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilmez.

4.2.3.Kanıt/Portfolyo Değerlendirmesi İle Belge Yenileme

ETO-METSEM başvuru sahibinin sunmuş olduğu kanıtları ve/veya portfolyoyu, belgeli kişinin yeterliliğini sürdürdüğünü ve güncel belgelendirme programı şartlarına uyum gösterdiğini ilgili prosedürleri çerçevesinde değerlendirir. Söz konusu değerlendirme ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen değerlendirici ölçütlerini karşılayan kişi(ler) tarafından yapılır. Kanıtların ve/veya portfolyonun uygun ve yeterli bulunmaması hâlinde ETO-METSEM başvuru sahibinden eksiklikleri gidermesini ister.
ETO METSEM, belge yenileme başvuru tarihinden itibaren en geç 10 gün içerisinde başvuruyla ilgili değerlendirme ve karar verme işlemlerini tamamlar. Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibinden belge masraf karşılığı tahsil eder.
Çalışma kayıtları değerlendirmesiyle belge yenilemek isteyen başvuru sahibi, mevcut belgesinin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinden farklı birimleri de yeni belgenin kapsamına eklemek isterse ilave birimlerin içerdiği tüm sınavlara katılmalıdır. Çalışma kayıtlarının uygun ve yeterli bulunması ve ilave birimlerin sınavlarında başarılı olması hâlinde başvuru sahibi için ilave birimleri içeren belge düzenlenir.
Çalışma kayıtları sunamayan başvuru sahibi ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen belge yenileme sınav(lar)ına girebilir. Sınav(lar)da başarılı olması hâlinde belge yenilemeye hak kazanır.

4.2.4.Sınavla Belgele Yenileme

ETO METSEM, başvuru sahibinin sunmuş olduğu başvuru evraklarını ilgili prosedürleri çerçevesinde değerlendirir. Başvurunun uygun bulunmaması hâlinde ETO METSEM başvuru sahibinden eksiklikleri gidermesini ister. Başvurusu uygun bulunan başvuru sahibi, ilgili ulusal yeterliliğin belge yenileme şartlarında belirtilen sınav(lar)a tabi tutulur.
ETO METSEM, başvurusunu uygun bulduğu başvuru sahibi için belge yenileme başvuru tarihinden itibaren en geç 1 ay içerisinde başvuru değerlendirme, sınav yapma ve karar verme işlemlerini tamamlar. Sınav(lar)da başarılı olan başvuru sahibi için ETO METSEM belge yenileme kararı alır ve başvuru sahibinden belge masraf karşılığı talep eder.
Belge yenileme sınavlarının bir kısmından başarısız olmuş başvuru sahibi, başarısız olduğu sınav(lar)a başvuru dönemi içerisinde aynı Kuruluşta girmesi hâlinde önceden başarılı olduğu sınav(lar)dan muaf tutulur.
İlk defa girdiği belge yenileme sınavlarında başarısız olan kişilere ETO METSEM tarafından başvuru dönemi içerisinde ilave sınav ücreti alınmadan en az 1 kez daha sınav imkânı sağlanır.
Sınavlar sonucunda ilgili ulusal yeterlilikte yer alan birimlerin gruplandırılma alternatiflerinden herhangi birine ulaşan başvuru sahibi için başarılı olduğu gruplandırılma alternatifine göre belge düzenlenebilir.

4.2.5.Ulusal Yeterliliklerin Güncellenmesi Durumunda Yeniden Belgelendirme

Bir ulusal yeterlilik güncellenmiş ve ETO-METSEM yetkisini güncel ulusal yeterliliğe taşımışsa belge yenileme faaliyetleri güncel ulusal yeterliliğe göre gerçekleştirilir. ETO-METSEM yetkisini güncel ulusal yeterliliğe taşıyıncaya kadar belge yenileme faaliyetlerini yetki kapsamındaki ulusal yeterlilikte belirtilen şartlara göre gerçekleştirebilir.
Bir ulusal yeterlilikte ilave ölçme-değerlendirme gerektiren değişiklik(ler) yapılması durumunda belge yenilemek isteyen başvuru sahibi yeterlilikte yapılan değişiklik(ler)e ve belirtilen şartlara uygun şekilde ölçme-değerlendirmeye tabi tutulur ve başarılı olması hâlinde belge yenilemeye hak kazanır
Bir ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu ulusal yeterliliğin kapsamını içeren birden fazla ulusal yeterlilik oluşturulması durumunda; başvuru sahibinin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması hâlinde başvuru sahibi için birden fazla belge düzenlenebilir.
Birden fazla ulusal yeterlilik yürürlükten kaldırılarak yerine söz konusu ulusal yeterliliklerin kapsamını içeren yeni bir ulusal yeterlilik oluşturulması durumunda; başvuru sahibinin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması hâlinde başvuru sahibine yeni ulusal yeterlilikte belge düzenlenir.
Bir ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu ulusal yeterliliğin kapsamını içeren yeni bir ulusal yeterlilik oluşturulmaması durumunda; yürürlükten kaldırılan ulusal yeterlilikte daha önce belge almış kişiler belgelerinin geçerlilik sürelerinin sonunda belge yenileyemezler.

4.2.6.Belge Yenileme Faaliyetine İlişkin Bedeller

ETO METSEM; çalışma kayıtları değerlendirmesiyle belge yenileme ücretini ve yetki kapsamında yer alan her bir ulusal yeterlilik için ayrı ayrı olacak şekilde sınavla belge yenileme ücretlerini belirler ve söz konusu ücretleri MYK’ya bildirir. MYK’nın onaylaması hâlinde belge yenileme ücretleri MYK’nın ve ETO METSEM’in internet sitelerinde yayımlanır.
Çalışma kayıtları değerlendirmesiyle belge yenilemede ETO METSEM, başvuru sahibinden belge masraf karşılığı dışında ilave ücret talep edebilir. İlave ücret belge masraf karşılığının iki katını aşamaz.
Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi belge masraf karşılığını ETO METSEM’in banka hesabına yatırır. ETO METSEM belge yenilemeye hak kazanan kişilerin belge basım talebini MYK’ya iletmeden önce belge masraf karşılıklarını MYK banka hesabına aktarır. Belge masraf karşılığının yatırıldığını gösteren doküman ve belge yenilemeye hak kazanan kişilerin bilgileri MYK’ya iletilir. Belge yenilemeye hak kazanamayan kişilerden belge masraf karşılığı alınmaz.

4.3.BELGENİN ASKIYA ALINMASI

Belgelendirilmiş kişi hakkında, belgelendirildiği Ulusal Yeterliliğin gereklerini yerine getirmediği gerekçesi sunularak şikâyette bulunulması durumunda ve şikâyetin değerlendirilmesi sonrasında aleyhinde bir karar alınması belgenin askıya alınmasını gerektirir.
Belge yenileme süresini dolduran ve ETO METSEM tarafından istenilen belgeleri 15 gün içinde göndermeyen/teslim etmeyen kişilerin belgeleri belgegeçerlilik süresince askıya alınır.
Belgeli kişinin değişiklik olması halinde ETO METSEM’e iletmesi gereken bilgileri zamanında iletmemesi durumunda belge askıya alınır.
Belgelendirilmiş kişinin sehven belge kullanım sözleşmesini ihlal etmesi halinde belge askıya alınır.
Belgelendirilmiş kişinin sehven uygunsuz marka/logo kullanımı halinde belge askıya alınır.
Belgesi askıya alınan kişiye 7 iş günü içerisinde Sınav ve Belgelendirme Koordinatörü tarafından gerekçeler yazılı olarak bildirilir.
Belgesi askıya alınanlar belgenin askıya alındığı süre boyunca belge ile ilgili herhangi bir faaliyette bulunamazlar.
Askı durumları www.eto-metsem.org adresinde yayınlanır. Duyuruda belgesi askıya alınan kişinin ad-soyad ve sertifika bilgileri yayınlanır.

4.4.BELGENİN İPTAL EDİLMESİ

Belgesi askıya alınan kişilerin askıyı gerektiren uygunsuzlukları kendilerine verilen yasal süre zarfında gidermemeleri halinde belge iptal edilir.
Belgelendirilmiş kişinin belge ile sahtekârlık yaptığına dair objektif delillerin bulunması ve/veya gerçek dışı kayıt/rapor/sertifika vb. belgeler oluşturduğunun veya düzenlendiğinin, ağır ve kasıtlı ihmalinin tespit edilmesi durumunda belge iptal edilir.
Belgelendirilmiş kişinin ETO-METSEM’i kasıtlı olarak yanlış bilgilendirmesi, kasıtlı olarak bilgi gizlemesi veya ETO-METSEM’e gerçek dışı kayıt veya delil sunması halinde belge iptal edilir.
Belgelendirilmiş kişinin kasıtlı olarak belge kullanım sözleşmesini ihlal etmesi halinde belge iptal edilir.
Belgelendirilmiş kişinin kasten uygunsuz marka/logo kullanımı halinde belge iptal edilir.
Ulusal yeterlilikte belirtilen yeniden belgelendirme tarihinde fiilen çalıştığını belgeleyemeyen, performans sınavında başarısız olan kişilerin belgeleri, belge geçerlilik tarihi bitiminde iptal edilir.
Belgelendirilmiş kişinin ETO-METSEM’in saygınlığını azaltıcı ve itibarını zedeleyici beyan ve davranışlarda bulunması halinde belge iptal edilir.
İlgili ulusal yeterlilikte ve akreditasyon programında özel olarak belirtilen ve iptali gerektiren diğer durumların tespit edilmesi halinde belge iptal edilir.
Belgeli kişinin vefat etmesi durumunda kişinin belgesi iptal edilir.
Belgesi iptal edilen kişiye 7 iş günü içerisinde Sınav ve Belgelendirme Koordinatörü tarafından gerekçeler yazılı olarak bildirilir.
Belgenin iptal edilmesi durumunda iptal kararının tebliğinden itibaren belgenin kullanımını durdurulur.
Belgesi iptal edilen kişi kendisine verilen belgeyi tebliğ tarihinden itibaren 15 gün içerisinde ETO METSEM’e iade etmekle yükümlüdür. Bildirime istinaden belgeyi iade etmeyen kişilere ikinci bir uyarı yapılır ve bu uyarılara 7 iş günü içinde riayet edilmemesi durumunda kişilerle ilgili kanuni işlem başlatılır.
Belgenin iptal kararı en geç 15 gün içinde ilgili kurum ve kuruşlara Sınav ve Belgelendirme Koordinatörü tarafından bildirilir.
İptal durumları www.eto-metsem.org adresinde yayınlanır. Duyuruda belgesi iptal edilen kişinin ad-soyad ve sertifika bilgileri yayınlanır.

5.DEĞİŞİKLİK, KONTROL/ONAY, SAKLAMA VE KULLANIM

Bu prosedürün değişiklik, kontrol, onay, saklama ve kullanım işlemleri tarafsızlık ve eşitlik ilkesi doğrultusunda PR-02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü’ne göre yapılmaktadır. Bu prosedürde belirtilen formlar fiziksel evrak olarak veya elektronik ortamda kullanılabilir.

Rev.06/27.03.2023